Wie sieht ein Projektantrag aus?

Inhaltsverzeichnis:

1. Wie sieht ein Projektantrag aus?
2. Wie oft kann der Projektantrag abgelehnt werden?
3. Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich?
4. Wie viele Seiten Projektdoku?
5. Wer stellt den Projektantrag?
6. Wer gibt den Projektauftrag frei?
7. Wird der Projektantrag bewertet?
8. Was ist eine ganzheitliche Aufgabe?
9. Was gehört alles in eine Projektdokumentation?
10. Wer muss den Projektantrag genehmigen?
11. Wann Projektantrag?
12. Wer schreibt den Projektauftrag?
13. Was gehört in den Projektauftrag?
14. Wie läuft eine Projektarbeit ab?

Wie sieht ein Projektantrag aus?

Ein Projektvorschlag ist ein Dokument, das alle wichtigen Informationen über ein Unternehmen enthält, um andere Unternehmen oder Investoren davon zu überzeugen, das Produkt oder die Dienstleistung zu kaufen oder in das Produkt beziehungsweise die Dienstleistung zu investieren.

Ein Projektantrag kann angefordert oder unaufgefordert eingereicht werden. Er hat meistens eine ähnliche Struktur, unabhängig von den Umständen.

Manche Unternehmen finden es kompliziert, überzeugende Projektvorschläge zu erstellen, aber wenn man erst einmal den Dreh raus hat, ist es eigentlich recht einfach. Außerdem existieren Projektantrags-Vorlagen, die Ihnen beim Verfassen helfen können.

Wie oft kann der Projektantrag abgelehnt werden?

Wenn dein Antrag von deinem zuständigen Prüfungsausschuss abgelehnt wurde, ist das im ersten Moment natürlich furchtbar nervig. Bevor du jetzt aber sofort aufgibst und das Thema als gescheitert abhakst, solltest du Ruhe bewahren und deine Lage analysieren. Denn möglicherweise ist deine Situation gar nicht so endgültig, wie du vielleicht denkst.

Aus langjähriger Erfahrung weiß ich, dass ein Ablehnungsbescheid zu deinem Antrag nicht das Ende sein muss.

Oft gibt es noch andere Wege und Mittel, die zu deinem Ziel führen können. Behalte also einen kühlen Kopf, sei nicht zu lange traurig und stell dich auf die neue Situation ein. Ich zeige dir, wie du weiter vorgehen kannst!

Nachdem dein Antrag abgelehnt wurde und du den offiziellen Ablehnungsbescheid von deinem Prüfungsausschuss erhalten hast, beginnst du mit einer Fehler- und Ursachenforschung. Frage dich: Warum wurde der Antrag abgelehnt?

In der Regel sind die Gründe in dem Ablehnungsbescheid aufgeführt. Mit die häufigsten Ursachen für eine Ablehnung sind:

• Formelle Gründe
• Chancengleichheit/Gleichberechtigung
• Widerspruch zu einer Grundsatzentscheidung
• Widerspruch zu einer Verordnung oder einem Gesetz

Was ist zur Erfüllung der Zielsetzung erforderlich?

Moin, leider wurde mein Projektantrag abgelehnt mit folgender Begründung abgelehnt "Antrag kann so nicht genehmigt werden. Uns fehlt hier die Tiefe und der entsprechende Umfang für ein Abschlussprojekt. Bitte Tiefe nachweisen oder ein anderes Thema aufgreifen. Zusätzlich PSP mit einreichen."

Leider verstehe ich nicht ganz warumer abgelehnt wurde, weil ich eher dachte, dass der Umfang meines Projektes eher zu groß als zu klein wäre.

Wie viele Seiten Projektdoku?

Als Projektarbeit wird eine wissenschaftliche Arbeit bezeichnet, die im Rahmen eines praktischen Projekts geschrieben wird. Die konkrete Fragestellung ergibt sich hierbei durch die Art des jeweiligen Projekts.

Durch die Projektarbeit wird das Projekt in schriftlicher Form dokumentiert und unter einer wissenschaftlichen Fragestellung betrachtet.

In ihrem Aufbau gleicht die Projektarbeit der Hausarbeit. Der zentrale Unterschied ist, dass die Projektarbeit vor einem praktischen Hintergrund geschrieben wird und meist eine Präsentation der Ergebnisse beinhaltet.

Wer stellt den Projektantrag?

• Detaillierte Projektbeschreibung, die auch für betriebsfremde Personen (die Prüfer) verständlich ist.
• Kurze Ist-Analyse, die die Problembeschreibung enthält und darlegt, warum der Ist-Zustand optimierungsbedürftig ist.
• Kurzes Soll-Konzept, das die geplante Umsetzung inkl. bereits bekannter technischer Einschränkungen (z.B. Programmiersprache, Buildserver) beschreibt.
• Eine Liste konkreter Anforderungen an die zu entwickelnde Software mit Berücksichtigung der Qualitätssicherung (z.B. automatische Tests).
• Ein detaillierter Projektstrukturplan, der alle Phasen des Projekts umfasst und auch die zu erstellenden Artefakte (z.B. Lasten-/Pflichtenheft, Use-Case-Diagramm, Unit-Tests, Amortisationsrechnung, Dokumentationen) auflistet.
• Eine übersichtliche Zeitplanung mit grafischer Darstellung der Verteilung auf die einzelnen Projektphasen.
• Eine detaillierte Zeitplanung mit allen notwendigen Projektschritten. Längere Phasen werden auf Aufgaben mit einer Maximaldauer von 7 Stunden heruntergebrochen.

Aus diesem Antrag kann der Prüfungsausschuss direkt ablesen, wie umfangreich und technisch anspruchsvoll das geplante Projekt ist. Alle Artefakte sind benannt und die Zeiten sinnvoll und plausibel auf die einzelnen Projektphasen verteilt. Daraus lässt sich insgesamt ein methodisches Vorgehen ableiten. Moderne Entwicklungsmethoden wie Continuous Integration und Unit-Testing sind ebenfalls vorhanden. Nicht zuletzt wird auch deutlich, dass die wirtschaftliche Betrachtung des Projekts berücksichtigt wird und damit das Projekt sauber begründet werden kann.

Der Antrag hält somit meiner Checkliste für Projektanträge stand! Und er wurde auch ohne Änderungen vom Prüfungsausschuss akzeptiert.

Wer gibt den Projektauftrag frei?

Um genau solche Schwierigkeiten zu verhindern, empfehle ich meinen Seminar-TeilnehmerInnen, sich für das Projekt einen ordentlichen Auftrag geben zu lassen. Am besten gleich mit unserer Dokumentvorlage „Projektauftrag“. Und damit kommen wir schon zur ersten Frage, wie wir sie auch neulich in einem Workshop bei einem Kunden zum Thema „Professionalisierung des Projektmanagements“ hatten. Ist das jetzt ein Projektauftrag oder ein Projektantrag? Gute Frage, denn hier drückt sich meist schon das Führungsverständnis und die gelegentlich mangelnde Verantwortungsbereitschaft aus.

Wenn im Unternehmen Projekte „beantragt“ werden müssen, muss sie auch jemand freigeben, der damit zusätzlich mehr Verantwortung übernimmt als in meinen Augen sinnvoll ist. Ein Auftrag wird hingegen wie eine Art Vertrag zwischen zwei gleichberechtigten Partnern auf Augenhöhe geschlossen, nämlich Auftraggeber und ProjektleiterIn. Zur  Bedeutung der Rollen im Projekt empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag zur Projektorganisation. Daher ist es in meinem Verständnis ein Projektauftrag und so können Auftraggeber und ProjektleiterIn ihre jeweilige Verantwortung für das Projektergebnis übernehmen.

In unserer Vorlage zum Projektauftrag, die Sie zusammen mit anderen nützlichen Vorlagen und Beispielen herunterladen können, findet sich dann noch ein Dokumentkopf mit Angaben zur Dokumentversion. Dieser listet den Status des Dokuments auf (z.B. Entwurf oder freigegeben), den Autor (in der Regel der Projektleiter, allerdings tatkräftig unterstützt vom Auftraggeber), die Dateiablage und den Verteiler für das Dokument (Standard: Auftraggeber, Projektleiter, Team – falls weitere Stakeholder oder die Geschäftsführung, Personal, Organisationsentwicklung etc. informiert werden sollen, bitte ebenso auflisten).

Wenn es sinnvoll erscheint, kann hier auch noch kurz die Entstehungsgeschichte des Projektauftrags mit ein paar Stichworten nachvollzogen und beschrieben werden. Also z.B.

• Version 0.1: Erstellung, Einpflegen der Infos aus Erstgespräch mit dem Auftraggeber,
• Version 0.2: Einpflegen des Projekthintergrunds, Budgets und Fertigstellungstermin,
• Version 1.0: Finalisierung, offizielle Beauftragung des Projekts durch AG an PL und Team.

Im Workshop hat unser Kunde noch ein paar hilfreiche Ideen auf der Titelseite ergänzt. So wurde zum Beispiel eine Kurzbeschreibung des Projekts aufgenommen, damit man gleich erkennen kann, worum es im Projekt geht. Auch wurde die Projektorganisation (konkrete Besetzung der Rollen Auftraggeber, Projektleiter und Team) mit aufs Deckblatt genommen. Das sind alles sinnvolle Anpassungen. Ich empfehle Ihnen, einfach mit ein paar erfahrenen Projektleitern und vielleicht der Geschäftsführung hier die Vorlage so anzupassen, wie sie Ihnen im Unternehmen nützlich erscheint. Manche Kunden nehmen an dieser Stelle auch noch gleich die Projektart mit auf, also z.B. IT-Projekt, Infrastrukturprojekt, Organisationsentwicklungsprojekt. Alles, was Ihnen hilfreich erscheint, ist erlaubt und gut.

Wird der Projektantrag bewertet?

Die betriebliche Projektarbeit und deren Dokumentation sind in das Prüfungsgeschehen der Abschlussprüfung fest eingebunden. 

Der Antrag auf Genehmigung der betrieblichen Projektarbeit ist bis zum Anmeldeschluss der jeweiligen Abschlussprüfung bei der IHK Halle-Dessau einzureichen. Ab der Genehmigung durch den Prüfungsausschuss kann die  betriebliche Projektarbeit innerhalb des genehmigten Bearbeitungszeitraumes durchgeführt und anschließend dokumentiert werden.

Die Projektdokumentation ist bis zum festgelegten Abgabetermin bei der IHK Halle-Dessau einzureichen. Bei fristgerechter Abgabe der Dokumentation ist die Projektarbeit am Ende der Prüfungsphase gegenüber dem Prüfungsausschuss zu präsentieren sowie darüber ein Fachgespräch zu führen.

Was ist eine ganzheitliche Aufgabe?

Der schriftliche Prüfungsteil (Prüfungsteil B) besteht aus folgenden Prüfungsbereichen:

• Ganzheitliche Aufgabe IBearbeitungszeit 90 Minuten, ungebundende Aufgabenstellung*,fünf Teilaufgaben, von denen vier bearbeitet werden müssen
• Ganzheitliche Aufgabe IIBearbeitungszeit 90 Minuten, ungebundende Aufgabenstellung*,fünf Teilaufgaben, von denen vier bearbeitet werden müssen
• Wirtschafts- und SozialkundeBearbeitungszeit 60 Minuten, gebundene Aufgabenstellung**

Zugelassene Hilfsmittel: Nicht programmierter, netzunabhängiger Taschenrechner ohne Kommunikationsmöglichkeit mit Dritten.

Was gehört alles in eine Projektdokumentation?

Wie gehen Sie vor? Klären Sie die Grundlage Ihrer Dokumentation im Vorfeld des Projekts. Zunächst sollten Sie daher folgende Fragen beantworten, damit es im Nachhinein nicht zu Unstimmigkeiten kommt:

• Nach welcher Struktur sollen die Unterlagen dokumentiert werden?
• Wer ist für die Dokumentation verantwortlich?
• Wo werden die Dokumente abgelegt?
• Wer hat Zugriffsrechte?
• Wie lange müssen die Dokumente aufbewahrt werden?
• Was passiert nach Projektabschluss mit den Dokumenten?

Arbeiten Sie zunächst einmal diesen Fragenkatalog ab. Nun gilt es, das Projektteam für die Notwendigkeit der Projektdokumentation zu sensibilisieren und Verständnis dafür zu schaffen, warum gerade Dokument X aus jener E-Mail oder eine bestimmte Folie aus einer PowerPoint-Präsentation es wert sind, dokumentiert zu werden.

Es ist wichtig, dass Sie das Projekt über alle seine Phasen hinweg dokumentieren. Achten Sie auf Ihren Projektplan, der Hilfe und Orientierung bietet. So können Sie im Nachgang Schritt für Schritt feststellen, wo es zu Problemen kam oder welche Leistungen noch ausstehen. Informationen finden, Rechtssicherheit schaffen, Entscheidungen nachvollziehen und Missverständnisse vermeiden: All dies erreichen Sie mit einer guten Dokumentation Ihrer Unterlagen.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Stoßen neue Mitarbeiter während eines laufenden Projekts zu Ihrem Team, kann die Einarbeitungsphase wesentlich effizienter und kürzer gestaltet sein, wenn es eine umfangreiche Dokumentation des Projektverlaufes und des Status Quo gibt.

Wer muss den Projektantrag genehmigen?

Die Bandbreite der in der Praxis anzutreffenden Formate für den Projektauftrag reicht vom einfachen mündlichen Zuruf ("Maier, Sie übernehmen das Projekt '0815'!") bis hin zum mehrere hundert Seiten starken Vertragswerk, das zwischen den Juristen der Vertragsparteien über Monate, wenn nicht sogar Jahre ausgehandelt wird, z.B. bei der Vergabe von Großprojekten im Aerospace- oder Verteidigungsbereich.

Es ist daher nicht verwunderlich, wenn die vorhandenen PM-Richtlinien recht unterschiedliche Inhalte aufzählen, die ein Projektauftrag haben sollte und im Internet eine verwirrende Vielfalt von Vorlagen für dieses Dokument kursiert.

Der wichtigste Zweck eines Projektauftrags ist es, die Arbeiten im Projekt zu autorisieren und dafür zu sorgen, dass die Geschäftsführung die Projekte ihres Unternehmens steuern kann. Wenn z.B. ein Konstrukteur eine brillante Idee für ein neues Produkt hat und ohne entsprechenden Projektauftrag mit dessen Entwicklung beginnt, so schadet er mit diesem "U-Boot-Projekt" seinem Unternehmen gleich in zweifacher Hinsicht, denn:

• Arbeiten, die ohne Freigabe durch die Geschäftsführung stattfinden, beeinträchtigen die Leistungsfähigkeit der Organisationseinheit, da sie die verfügbare Ressourcenkapazität verringern.
• Die Geschäftsführung kann Projekte, über die sie nicht informiert wird, auch nicht nutzbringend für das Unternehmen steuern.

Daher gilt uneingeschränkt: Kein Projekt darf ohne Projektauftrag durch eine dafür befugte Autorität begonnen werden!

Wenn der Auftraggeber dem Projektmanager den Auftrag zur Projektdurchführung erteilt, ist dies einerseits der Startpunkt des Projekts, andererseits der Abschluss der Projektvorbereitung bzw. Projektinitiierung. Die Prozessmodelle der PM-Richtlinien, hier sind vor allem der PMBOK® Guide (PMI, 2008), PRINCE2™ (OGC 2009), der PM3 (GPM, 2009) und die DIN 69901 (DIN, 2009) zu nennen, beschreiben den Weg von der Idee bis zum Projektauftrag mit unterschiedlichen Begriffen und in verschiedenen Stufen. Übergreifend lassen sich jedoch drei wesentliche Zustände für den Projektauftrag definieren:

Wann Projektantrag?

In diesem Blogbeitrag erkläre ich, warum ein Projektantrag der erste wichtige Schritt in Projekten ist.

„Sage mir, wie Dein Projekt beginnt und ich sage Dir wie es endet.“

Das Zitat von Gero Lomnitz, Experte auf dem Gebiet des Projektmanagements, scheint den Nagel auf den Kopf zu treffen.

Wer schreibt den Projektauftrag?

Die Bandbreite der in der Praxis anzutreffenden Formate für den Projektauftrag reicht vom einfachen mündlichen Zuruf ("Maier, Sie übernehmen das Projekt '0815'!") bis hin zum mehrere hundert Seiten starken Vertragswerk, das zwischen den Juristen der Vertragsparteien über Monate, wenn nicht sogar Jahre ausgehandelt wird, z.B. bei der Vergabe von Großprojekten im Aerospace- oder Verteidigungsbereich.

Es ist daher nicht verwunderlich, wenn die vorhandenen PM-Richtlinien recht unterschiedliche Inhalte aufzählen, die ein Projektauftrag haben sollte und im Internet eine verwirrende Vielfalt von Vorlagen für dieses Dokument kursiert.

Der wichtigste Zweck eines Projektauftrags ist es, die Arbeiten im Projekt zu autorisieren und dafür zu sorgen, dass die Geschäftsführung die Projekte ihres Unternehmens steuern kann. Wenn z.B. ein Konstrukteur eine brillante Idee für ein neues Produkt hat und ohne entsprechenden Projektauftrag mit dessen Entwicklung beginnt, so schadet er mit diesem "U-Boot-Projekt" seinem Unternehmen gleich in zweifacher Hinsicht, denn:

• Arbeiten, die ohne Freigabe durch die Geschäftsführung stattfinden, beeinträchtigen die Leistungsfähigkeit der Organisationseinheit, da sie die verfügbare Ressourcenkapazität verringern.
• Die Geschäftsführung kann Projekte, über die sie nicht informiert wird, auch nicht nutzbringend für das Unternehmen steuern.

Daher gilt uneingeschränkt: Kein Projekt darf ohne Projektauftrag durch eine dafür befugte Autorität begonnen werden!

Wenn der Auftraggeber dem Projektmanager den Auftrag zur Projektdurchführung erteilt, ist dies einerseits der Startpunkt des Projekts, andererseits der Abschluss der Projektvorbereitung bzw. Projektinitiierung. Die Prozessmodelle der PM-Richtlinien, hier sind vor allem der PMBOK® Guide (PMI, 2008), PRINCE2™ (OGC 2009), der PM3 (GPM, 2009) und die DIN 69901 (DIN, 2009) zu nennen, beschreiben den Weg von der Idee bis zum Projektauftrag mit unterschiedlichen Begriffen und in verschiedenen Stufen. Übergreifend lassen sich jedoch drei wesentliche Zustände für den Projektauftrag definieren:

Was gehört in den Projektauftrag?

Sinn und Zweck

Der Projektauftrag ist das zentrale Produkt zur Genehmigung eines Projekts und in diesem Sinne für jedes Projekt zu erstellen. Durch ihn wird das Projekt durch den Projektauftraggeber formal eingerichtet, der Projektauftrag definiert, was im Projekt getan werden soll, wer beteiligt ist und wie vorgegangen werden soll. Dazu legt der Projektauftrag bereits die grobe Projektorganisation fest, besetzt die zentralen Projektrollen und skizziert den Projektplan, soweit es zu Projektbeginn schon möglich uns sinnvoll ist. Er beschreibt außerdem, warum das Projekt nützlich und wirtschaftlich ist und zählt mögliche Risiken sowie Chancen auf, die den Projektverlauf negativ oder positiv beeinflussen können.

Wie läuft eine Projektarbeit ab?

Der Begriff „Projekte“ ist genau definiert. Laut dem Deutschen Institut der Normen (abgekürzt DIN) 69901 ist ein Projekt „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit aber auch Konstante der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie zum Beispiel Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation“.

Das bedeutet kurz gesagt: Ein Projekt hat einen genau definierten Anfang und ein genau definiertes Ende. Alles, was zwischen Anfang und Ende ist, ist ebenfalls genau festgelegt - in seinem Umfang (Arbeitspakete) und auch in seiner Zielsetzung (Meilensteine und Ergebnis).

Jedes erfolgreich abgeschlossene Arbeitspaket endet in einem Meilenstein. Anhand von Meilensteinen wird der konkrete Fortschritt eines Projektes regelmäßig überprüft. Meilensteine sind quasi die Maßeinheit des Projektfortschritts. Personell wird der Fortschritt des Projektes von einem Projektmanager kontrolliert. Er ist der Hauptverantwortliche im Projekt und hat dafür Sorge zu tragen, dass das Projekt erfolgreich und unter Einhaltung der festgelegten Fristen umgesetzt wird. Dafür stehen ihm verschiedene Projektmitarbeiter zur Verfügung, die sich operativ um die Umsetzung der einzelnen Aufgabenpakete kümmern.